Facturación electrónica en Colombia: cómo funciona y por qué importa

Vendes.
Cobras.
Y luego viene la factura.

A veces la haces en el momento. A veces la dejas para después. A veces, el pago entra por un lado y la factura, por otro.

Ahí empieza la confusión.

Cuando vender, cobrar y facturar no están alineados, la operación se complica más de lo necesario: empiezan los errores, las dudas y las cuentas que no cuadran
 

Primero: ¿qué es la facturación electrónica?

La factura electrónica es, básicamente, la versión digital de la factura en papel. Tiene la misma validez legal, pero en lugar de imprimirse y archivarse físicamente, se genera y se conserva de forma electrónica.

En Colombia, además, pasa por un paso adicional: antes de llegar al cliente, debe enviarse a la DIAN para su validación. Solo después de ese visto bueno puede entregarse.

En otras palabras: no basta con crear la factura, debe quedar registrada oficialmente.

Todo esto ocurre dentro del Sistema de Facturación Electrónica (SFE), que es la plataforma que conecta a los negocios con la DIAN. A través de este sistema las facturas se envían, se validan y quedan registradas.

Es lo que permite que cada venta tenga un respaldo digital y verificable, sin depender del papel.
 

¿Quiénes deben facturar electrónicamente?

Hoy la obligación es bastante amplia. Deben facturar electrónicamente, entre otros:

• Empresas que venden bienes o prestan servicios.
• Personas naturales con ingresos superiores a 3.500 UVT.
• Contratistas del Estado con ingresos superiores a 4.000 UVT.
• Contribuyentes del Régimen Simple.
• Y algunas personas naturales que, aunque no superen esos ingresos, tienen más de un establecimiento, realizan operaciones aduaneras o manejan montos importantes de consignaciones o inversiones.
   

Desde 2019 la facturación electrónica empezó a volverse parte del día a día para la mayoría de quienes venden productos o servicios.
Hoy no se trata de si te toca o no. Se trata de cómo la estás integrando a tu forma de vender y cobrar.
 

¿Qué necesitas para facturar bien?

Para emitir factura electrónica no basta con crear un documento. Necesitas un software autorizado y un certificado de firma digital que le dé validez al proceso.

Pero más allá de la parte técnica, hay detalles operativos que hacen toda la diferencia: contar con los datos completos del cliente, emitir la factura en el momento de la venta y enviarla correctamente.

Si después necesitas hacer un ajuste, no se modifica la factura original. Se generan notas crédito o débito, que también pasan por validación.

Cuando la parte técnica y la parte operativa están alineadas, el proceso fluye. Cuando no, empiezan los reprocesos.
 

Donde todo se conecta: facturar y cobrar

Aquí es donde muchas veces se rompe el orden: facturas por un lado, el pago entra por otro y después toca sentarse a cuadrar qué corresponde a qué.

Cuando el cobro entra por transferencia, tarjeta o pasarela y está respaldado por una factura electrónica, todo queda conectado desde el inicio. La venta, el pago y el registro hablan entre sí. No tienes que reconstruir la historia después.

En Kiire todo pasa en el mismo sistema: facturas, cobros y registros alineados. Eso reduce errores, simplifica la conciliación y te da una visión real de lo que estás vendiendo y cobrando.

Y hay algo más: cuando compras y vendes por medios electrónicos y todo queda soportado con factura, ganas trazabilidad. Incluso si eres persona natural y declaras renta, esas compras pueden sumar como deducción.

Pero más allá de eso, el punto es simple: cuando vender, cobrar y facturar están conectados, la operación deja de sentirse improvisada.
 

Tener claridad cambia el juego

En muchos negocios pequeños, la sensación de caos no viene de vender poco.
Viene de no tener claridad sobre lo que ya se vendió.

Cuando cada venta queda registrada, validada y conectada con su pago, desaparece una parte importante de la incertidumbre.

No es solo cumplir con la norma.
Es dejar de depender de la memoria, de los mensajes sueltos y de las cuentas hechas al final del mes.

Y para quien está construyendo empresa, reducir incertidumbre también es crecer.